Cómo delegar efectivamente y aumentar la productividad

¡Hola soldado! voy al grano, una de las principales características de un líder que debes desarrollar es delegar efectivamente y hacer a través de otros. Saberlo hacer te permitirá aligerar tu carga de trabajo y disponer de más tiempo para ejercer tu liderazgo en lo verdaderamente importante.

¿Qué es lo importante? mejorar tus resultados y desarrollar equipo de alto rendimiento y de paso, reducir tu cansancio y agotamiento laboral. Sé que tal vez esto te suena a un dulce cuento de hadas, pero no es así.

Pero antes de empezar, quiere que elimines un prejuicio de tu cabeza. Ya me parece escucharte y aunque lo niegues, estoy seguro de que has usado esta frase: “si quiero que algo esté hecho y bien, tengo que hacerlo yo mismo…

¡No, no, no, no, no! lo puedes hacer a través de tus colaboradores, pero eso sí, debes saberlo hacer, no se trata de dar una orden y desaparecerte a ver cómo marchan las cosas.

No seas el típico jefe que se esfuma y solo aparece de nuevo cuando hay problemas y regaña a todo mundo. Me avergüenzo de estos jefecitos, no confían en sus colaboradores, son una escoria de la sociedad.

¿Por qué? porque solo dan órdenes y mandan, eso no sirve para nada; escúchame bien, yo te enseñaré a “instruir”, que las palabras que salgan de tu boca sean inmediatamente atendidas, las tareas se completen y los resultados sean magníficos ¿está claro?

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Cómo delegar efectivamente en 6 pasos

1. Prepararte antes de hacer los encargos

Lo primero que debes hacer es analizar los puntos fuertes y el potencial de cada uno de los miembros de tu equipo y también tener en cuenta sus intereses personales y sus objetivos. Si tienes oportunidad, antes de hablar de trabajo discute con ellos estos temas y trata de repartir el trabajo en función de las conclusiones.

Una vez hecho lo anterior, busca entre los montones de papeles que tienes sobre tu mesa y prepara pequeños grupos para cada miembro de tu equipo y uno para tí mismo… sí, ¿creías que no ibas a hacer nada?

Organiza cada pila en función de su dificultad. Empieza por las tareas más pequeñas y simples. Antes de delegarlas, reflexiona profundamente sobre cada uno de los encargos.

Si tienes la intención de delegar con claridad esos trabajos, antes que nada, debes tenerlos tú mismo muy claros. ¿Qué esperas exactamente?, ¿cómo debe ser el resultado final?.

2. Definir claramente y explicar cada tarea

Una vez que te reúnas con tu gente y estés listo para explicarles su encargo, debes ser muy específico, explicar con total claridad lo que quieres que se haga y los resultados que se esperan.

Debes ser muy específico a la hora de diferenciar entre los trabajos flexibles, aquellos en los que puedan aplicar su creatividad de los que no y deben hacerse de un modo determinado… ¿acaso crees que con esto ya la libraste? ¡100 flexiones!, ¡uno, dos, tres, cuatro…!

Debes estar seguro de que a tu colaborador le ha quedado claro lo que tiene que hacer, así que ¡pídele que te repita lo que le acabas de decir! para garantizar que ha entendido perfectamente. Cómo ser un buen líder requiere de ésto, ser muy claro en las instrucciones.

Créeme, más vale que te tardes en esto que en estar corrigiendo errores en el futuro, teniendo desagradables conversaciones y sufriendo enormes decepciones.

3. Establecer los plazos en los que se debe completar la tarea

Este es uno de los pasos que muchos jefes y dirigente dejan de lado, incluso aquellos con experiencia. Cuando hacen un encargo a sus colaboradores nunca les indican que se trata de algo urgente o mencionan una fecha en la que debería estar completado, ¿qué esperan, que les lean la mentes?.

Escúchame bien soldado, siempre que te dispongas a delegar, incluye los plazos en los que la tarea debe quedar hecha, si no lo haces así, te aseguró que tendrás muchos problemas y te verás tentado a querer terminar tú los trabajos. Si llegas a considerar esto último, es porque no estás delegando correctamente.

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4. Definir los niveles de autoridad

Cuando se delegan tareas y funciones, éstas incluyen responsabilidades, por lo que debes tener especial cuidado en indicar a tus colaboradores hasta dónde pueden llegar, antes de que adquieran compromisos para los que no tienen autoridad o involucren a personas que no tienen nada que ver ¿está claro?.

No les dejes total libertad de actuación porque entonces sí, los asuntos se te irán de las manos. Para transferir tu autoridad en la realización de los encargos y toma de decisiones, debes tomar en cuenta la experiencia y capacidad de tu colaborador, así como la importancia del trabajo y los riesgos que conlleva.

Así pues, utiliza los siguientes tres niveles de autoridad de acuerdo a las circunstancias y cuida de ser específico al respecto:

Nivel 1: La autoridad para hacer recomendaciones

Aquí le das oportunidad a tu colaborador de analizar alternativas y proponer la mejor opción. Pero le aclaras que no puede tomar ninguna decisión hasta que te consulte.

Nivel 2: La autoridad para informar y poner en marcha

Le permites a tu colaborador analizar y escoger la mejor forma de actuar, siempre informándote y dejas que ponga en marcha la opción escogida. El hecho de que te informe te permite interceptar problemas potenciales.

Nivel 3: La autoridad para actuar

En este nivel, das a tu colaborador la autoridad plena para actuar en relación con la tarea o el proyecto.

¿Cómo usar estos niveles de autoridad?, bueno recluta te doy una guía gratis a continuación:

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5. Establecer controles periódicos

Ya casi terminamos recluta, ¡no te canses de aprender!, esto que te estoy enseñando es oro molido para ti. ¿Creías que con explicar el trabajo, indicar el tiempo para completarlo y definir la autoridad era suficiente para contestar a la pregunta cómo delegar efectivamente?… ¡pues no!.

Cuando un trabajo o un proyecto se hace más grande y complejo, es importante colocar barreras de control para confirmar que todo va en la dirección adecuada. Tienes que reunirte al principio con tus colaboradores con cierta frecuencia para que supervises el avance.

Así, si notas alguna desviación o problema, puedes intervenir antes de que sea demasiado tarde. Con estas simples reuniones te ahorrarás mucho tiempo en el futuro, energía y sobre todo, ayudarás a conservar puestos de trabajo.

Si todo va de acuerdo a lo esperado, estas reuniones pueden ser más esporádicas. Sí, sí, sí… se trata de supervisar, no de estar encima de tu gente ¿está claro?.

6. Retroalimentar y evaluar

Una vez que se haya completado la tarea, es de hombres valientes el reunirse con su gente para identificar áreas de crecimiento, potenciar el desarrollo que ya está teniendo lugar y reconocer el éxito. Sí soldado, esta simple acción te permitirá pasar de ser el jefe a ser un coach.

Cuida de destacar claramente el desempeño que está por debajo de lo esperado y expón tus expectativas y sugerencias para mejorar. Es una de las partes más valiosas de todo el proceso, créeme. A la larga, e incluso en el corto plazo, facilita tu trabajo y contribuye a que todo funcione con suavidad. Por lo general hace que la gente se sienta bien. También ayuda cuando llega el momento de las evaluaciones de desempeño.

Beneficios adicionales sobre delegar

Haz todo esto y ya no estarás en tu oficina encerrado todo el tiempo. Podrás ver la superficie de tu mesa por los papeles que han desaparecido. Empieza de a poco, tendemos a abrirnos a cuestiones nuevas y más complejas cuando antes hemos tenido éxito con otras más pequeñas y sencillas.

Esto que te he enseñado sobre cómo delegar efectivamente, de igual manera pueden aplicarse de modo inverso cuando te asignen un trabajo. En este caso,  aclarar los puntos más importantes del mismo, pregunta el tiempo que tienes para completarlo, qué autoridad tienes para tomar decisiones en el proceso y cuándo puedes tener la primer reunión de seguimiento.

No tengas miedo de hacerlo, tu superior no te verá como alguien débil o incapaz de hacer el trabajo, si no todo lo contrario. Te percibirá como alguien responsable y preocupado por hacerlo de la mejor manera y en los tiempos necesarios.

Soldado… flanco izquierdo, marchando, marchando, uno, dos, uno, dos, uno, dos.

¿Y tú qué opinas?